E-mail is een grote stoorzender die je productiviteit erg negatief kan beïnvloeden. Eerder schreef ik al een artikel over het uitschakelen van e-mailnotificaties voor een schone inbox. Ik hoop dat je mijn tips hebt opgevolgd.
Wil je je takenlijstje afwerken, dan raad ik je aan om slim om te gaan met je inbox. Elke vijf minuten een melding van nieuwe e-mail nodigt je telkens uit om het direct te lezen. De mens is van nature nieuwsgierig namelijk.
Constant bezig
Zonder dat je het zelf in de gaten hebt, ben je dan constant bezig met e-mail lezen. Vaak beantwoord je de e-mail dan niet meteen, waardoor je er later opnieuw tijd voor vrij moet maken. Het kost je dus dubbel zoveel tijd.
Probeer daarom één tot drie momenten op een dag in te plannen waarop je je e-mail leest en direct alles beantwoordt (indien mogelijk natuurlijk). Maak hier gewoon een item van in je agenda.
Ik heb zelf elke dag om 10 uur, 14 uur en 18 uur een kwartier ingepland om mijn e-mail te behandelen. Hierdoor ben ik er maximaal drie kwartier per dag mee bezig.
Als ik de inbox de hele dag open zou laten staan, zou het me stiekem veel meer tijd kosten. De rest van de dag sluit ik mijn inbox dan ook af.
Smartphone
Je smartphone is ook een grote boosdoener. Daar zal ik nog een aantal losse artikelen aan wijden met betrekking tot timemanagement.
Wat betreft e-mail is het belangrijk dat je de inbox op je smartphone niet op push instelt. E-mail wordt dan niet om de paar minuten automatisch opgehaald. Je kunt dit beter handmatig doen op de tijden die je hebt ingepland.