Het ondertekenen van documenten gaat vaak nog fysiek vanwege de rechtsgeldigheid van handtekeningen. Met DocuSign is dit verleden tijd. Met deze webtool tekenen jij en je partners of klanten online documenten, op een manier die net zo rechtsgeldig is als een handtekening met pen op papier.
Wetgeving
Uiteraard is de eerste vraag die bij je opkomt: “Is dit wel geldig volgens de wetgeving?”. DocuSign zegt hier zelf het volgende over op hun website:
Het uitgebreide elektronische ondertekeningsproces van DocuSign voldoet volledig aan alle relevante wetgeving en richtlijnen in de Verenigde Staten, de Europese Unie en andere delen van de wereld. De Amerikaanse E-SIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce) en de Europese richtlijn 1999/93/EG bepalen beide dat elektronische documenten en handtekeningen juridisch bindend zijn en dezelfde rechtsgevolgen hebben als traditionele papieren documenten en handgeschreven handtekeningen. Dertig Europese landen (EU-27, Kroatië, Turkije en Liechtenstein) hebben de richtlijn 1999/93/EG al doorgevoerd.
DocuSign voldoet aan deze richtlijnen om ervoor te zorgen dat uw ondertekende documenten dezelfde betekenis en rechtsgevolgen hebben als een traditioneel papieren document dat met pen en inkt is ondertekend.
Ook ICT-jurist Arnoud Engelfiet dook in dit vraagstuk:
Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval.” Zowel “gewone” als “geavanceerde” elektronische handtekeningen kunnen dus rechtsgeldig zijn, mits ze maar voldoende betrouwbaar zijn.
Hoe het werkt
Na het aanmelden en verificatie met behulp van je e-mailadres, kom je in je beheeromgeving. Hier kun je zogenoemde “enveloppen” aanmaken, waarin je documenten kunt uploaden die ondertekend moeten worden. In de documenten geef je aan waar de handtekeningen en eventueel andere gegevens geplaatst moeten worden.
Ook stel je herinneringsmomenten en de verschillende ontvangers in. Dit gebeurt vervolgens allemaal automatisch. Na verzending ontvangt de wederpartij een mailtje met het verzoek om een handtekening. Zo kan het binnen een minuut allemaal in kannen en kruiken zijn, bij wijze van spreken.
Je ontvangt een notificatie wanneer iemand het document bekeken of ondertekend heeft. In de beheeromgeving zie je een overzicht van al je enveloppen, zodat je afspraken makkelijk toe kan voegen.
Wat kost dat?
DocuSign heeft een gratis trialversie. Hiermee kun je vijf “signature requests” doen. Vervolgens zijn er een aantal abonnementsvormen, vanaf $15 per maand.