Zes jaar geleden was ik al bezig met het killen van e-mailnotificaties en het opruimen van mijn inbox.
Ondanks werd ik door een blogartikel van Jelmer de Boer getriggerd om hier weer eens wat aandacht aan te besteden.
Want e-mail blijft veel van mijn tijd opslokken. En het zorgt dat ik vaak niet toekom aan mijn to do-lijst. Ik wil e-mail daarom alleen nog maar voor mijn klanten en zakenpartners gebruiken.
Inmiddels weet ik door Gmail Meter dat ik in vier maanden tijd 59% minder mails ontvang (261 in plaats van 635). En dat was best wel makkelijk om te bereiken.
Notificaties uitschakelen
Om te beginnen moet je ervoor zorgen dat je álle e-mailnotificaties van álle webtools en diensten die je gebruikt uitschakelt.
Dit heb ik zes jaar geleden al gedaan. Maar sommige tools blijven je lastigvallen met nieuwe “type” meldingen (Twitter bijvoorbeeld). Ik schakel ze dan altijd meteen uit.
Geen nieuwsbrieven meer
Ook heb ik me uitgeschreven voor alle nieuwsbrieven (noem je nieuwsbrief trouwens geen nieuwsbrief) en mailinglijsten waar ik voor was aangemeld. Er blijven nog wekelijks nieuwe opduiken in mijn inbox maar dan schrijf ik me netjes uit.
Totdat ik overal van de lijst ben.
Ik vind het namelijk veel makkelijker om de interessante zaken te volgen via Twitter. Dat kan ik tussendoor doen als ik tijd besteed aan social media. Hierdoor word ik minder gestoord tijdens het werken.
Meldingen van je startups
Voor mijn startups kreeg ik ook heel veel e-mailmeldingen. Deze heb ik ook geëlimineerd. Ik manage alles nu met Slack.
Een los kanaal dus voor dit soort type informatie, waarvan ik zelf kan bepalen wanneer ik een kijkje neem.
Regels instellen in Gmail
Er zijn ook terugkerende e-mails die je niet stop kunt zetten. Of e-mails waarvoor je je niet kunt uitschrijven want “dat is helaas mogelijk”.
Oei, helaas niet! Je kunt alleen aanbiedingen en acties uitschakelen via Mijn Simyo. Je factuurmail daarentegen uitschakelen is niet mogelijk. Heb je hier meer vragen over? ^AM
— Simyo Nederland (@simyonl) 14 november 2017
Zo kan ik bij Simyo de maandelijkse e-mail over een factuur die klaar staat niet uitschakelen. Deze gaat nu automatisch naar de prullenbak door een regel die ik heb ingesteld in Gmail.
Deze optie is ook handig voor facturen die je binnenkrijgt per mail. Deze heb je later nog wel nodig in je boekhouding dus die wil je wel bewaren natuurlijk.
Dat kun je met regels in Gmail instellen:
- Klik op het driekhoekje rechts in de zoekbalk.
- Maak een zoekopdracht aan van wat je wilt gaan uitfilteren.
- Rechtsonder kun je klikken op “Filter maken met deze zoekopdracht”, als je die opslaat wordt hij voortaan automatisch uitgevoerd.